Il controllo di gestione fatto di Report Comprensibili

La Reportistica Aziendale, ovvero i documenti di sintesi delle attività o dei risultati di gestione periodica, sono un tormento sia per gli imprenditori che per i dirigenti di ogni impresa. Il compito di redigere un report di sintesi può apparire semplice ma in realtà al contrario è un esercizio notevolmente complesso e che mette in crisi quando non si ha il giusto approccio metodologico e non si conoscono bene i processi dell’azienda in cui si lavora.

La prima cosa da fare per redigere un Report è assicurarsi che i numeri da analizzare siano esatti e non si rischi di dare informazioni parziali o fuorvianti. I numeri non devono essere solo contabili ma devono essere “Ragionati”. la Efficacia dei Report passerà attraverso la capacità di sintesi, la conoscenza ottimale dell’azienda,  e la famigliarità della “Rappresentazione” ed  elaborazione sintetica dei dati.

Saper scrivere in italiano (esercizio sempre meno diffuso) e conoscere le necessità del management che li richiede sono sicuramente un punto di forza per redirigere Report “Efficaci”, inoltre non bisogna sottovalutare l’interlocutore ed il linguaggio che  si è abituati ad usare.

Non è un caso che la cultura aziendale di molti imprenditori che conosco, alcuni di questi si esprimono solo in dialetto, li renda in grado di compiere analisi di bilancio correttissime ed articolate avendone letto solo alcune parti di esso. Al contrario tantissimi imprenditori e manager che parlano lingue straniere e dispongono di titoli accademici elevati, quando guardano un riclassificato di bilancio o un report sulla struttura del costo di produzione non ne comprendono la sua generazione ne tanto meno danno importanza al dato e non lo hanno mai discusso con l’area aziendale di riferimento per migliorare i KPI.

Una corretta Reportistica interna colma molte di queste lacune e risolve spesso tanti problemi di comunicazione dei dati interni alle Aziende. Attivarla non è un’esercizio inutile o una perdita di tempo, vanno solo rispettati alcuni parametri fondamentali. Non devi fare bella figura ma farti capire! Spesso sono sufficienti solo tre dati per descrivere un fenomeno o evidenziare una tendenza.

L’importante e che dietro ogni dato o valutazione vi deve essere una analisi capillare del processo ricostruita con il massimo dettaglio ma sintetizzata con la migliore accuratezza possibile. Ricorda sempre che chi hai di fronte vorrà conoscere l’origine dei dati e i calcoli che vi sono dietro per comprendere se la logica usata è in linea con il suo sapere aziendale. Se non lo fa sta per cambiare Azienda  o non è in grado di comprendere l’importanza del lavoro svolto.

Ricordati anche che attraverso la reportistica interna vengono prese decisioni  e costruite strategie. Creare report sinottici non è solo un esercizio scolastico ma è il cruscotto aziendale che permette il Bord Director di correggere il tiro per ottenere i risultati attesi. La programmazione ed il controllo sono il solo modo per far crescere il tuo business e migliorare tutte le aree aziendali.

Nella Rappresentazione il grafico aiuta  ma solo se è accompagnato da una tabella di riferimento che facilita la comprensione numerica. Anche nelle imprese più grandi l’uso dei grafici è ormai limitato alla “Comunicazione Esterna o alle convention aziendali”, nella pratica di gestione ordinaria la tabella ed un suo sintetico commento rendono migliore il lavoro di gestione.

Non dimenticare che un buon controllo di gestione può far scardinare tutte quelle “sensazioni” dell’imprenditore, seppur positive ma non riscontrabili nella realtà, che si basano sulla macro conoscenza del business di riferimento.

Il controllo è tutto uguale ?

Non voglio rischiare di essere banale ma il controllo di gestione non è tutto uguale. Essendo così variegato ed ampio l’ambito di controllo aziendale spesso si rischia di confondere l’ambito Industriale o “Business controller” da quello finanziario o “Financial o Corporate controller”.

Se cercate un business controller allora avete bisogno di qualcuno che analizzerà i dati di fabbrica che si occuperà di di scostamenti produttivi, del magazzino prodotti finiti e imballi, dei margini di produzione per linea di prodotti oltre che di tutte le analisi sui reparti di un plant preciso. La sua esistenza è fondamentale per gestire  uno stabilimento produttivo e monitorare i KPI.

La figura del Corporate controller avrà maggiori skills nella gestione dell’area finanza, dei budget e dei forecast oltre che nella gestione di riclassificazioni di bilancio e di piani industriali. Il corporate controller è fondamentale nelle attività di pianificazioni strategiche e per gestire gli sviluppi aziendali e monitorare i competitors. Dalle sue analisi scaturiscono le decisioni del Board aziendale e i risultati attesi di breve e lungo periodo. Le sue analisi partono dall’area commerciale e si estendono a tutte le aree aziendali per creare, per ogni azienda, un modello di gestione che possa monitorare costantemente l’andamento di gestione e correggere preventivamente le strategie laddove si rilevano fallaci o non preformanti.

Molto spesso  questa figura  nelle piccole e medie realtà è un consulente esterno che meglio risponde alle esigenze della struttura ed al concetto di variabilità del costo.